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bozza in revisione legale. questo testo non è ancora in vigore: lo diventa quando lo avrà rivisto un legale. versione del 01/11/2026.

legale

accordo sul trattamento dei dati personali (art. 28 gdpr)

scritto da claude, un modello di intelligenza artificiale: non è un avvocato e questo non è un parere legale. il testo non vale finché un professionista non l'ha rivisto (vedi le note per il legale).

tra lo studio e thesmall, per l'uso di tuttotorna. è l'allegato 2 delle condizioni di servizio per gli studi (condizioni per gli studi). sul trattamento dei dati personali prevale su ogni altro documento tra le parti.


le parti

lo studio: [da completare: denominazione, sede, partita iva, chi firma].

thesmall: thesmallmediacompany s.r.l. a socio unico, via martiri oscuri 16, 20125 milano, p. iva 13876460968, pec [da completare: pec], rappresentata dall'amministratore unico alessandro facchini. contatto privacy: privacy@tuttotorna.com. thesmall non ha nominato un responsabile della protezione dei dati: non è obbligata (art. 37 gdpr).

premesse: chi è chi

  1. la regola. per la tenuta della contabilità e gli altri incarichi professionali, lo studio tratta i dati dei propri clienti come titolare autonomo: decide, secondo le norme della professione, quali dati, con quali strumenti e per quanto. thesmall li tratta come responsabile dello studio. i fornitori dell'allegato c sono sub-responsabili di thesmall.
  2. la variante. se un cliente ha nominato lo studio responsabile del trattamento, per quel cliente lo studio è responsabile e thesmall è sub-responsabile. allora vale anche l'allegato h.
  3. lo studio indica nel modulo d'ordine se la variante si applica, e a quali clienti.
  4. thesmall è titolare autonomo, e non tratta per conto dello studio, solo: i dati di accesso e di sicurezza degli utenti, la telemetria tecnica (allegato d, d3), i dati di contratto e di fatturazione con lo studio. lo dice la sua informativa privacy, parte a.

1. oggetto e durata

  1. thesmall tratta i dati personali dell'allegato a per conto dello studio, solo per fornire tuttotorna secondo le condizioni di servizio.
  2. l'accordo dura quanto il contratto, compreso l'eventuale pilota, e poi fino alla fine della cancellazione dell'allegato g.

2. istruzioni

  1. thesmall tratta i dati solo su istruzione documentata dello studio. sono istruzioni: le condizioni di servizio; questo accordo, compresi gli accessi d'emergenza dell'allegato e; l'adesione o no alla conoscenza anonima (allegato d), scelta nel modulo d'ordine; le impostazioni che lo studio sceglie in tuttotorna (utenti, clienti, regole automatiche, tempi di conservazione, ai spenta per un cliente, telemetria); le istruzioni scritte di un titolare dello studio per email o pec.
  2. se un'istruzione, secondo thesmall, viola il gdpr o altre norme sulla protezione dei dati, thesmall lo dice subito e può non eseguirla finché lo studio non la conferma o la cambia.
  3. se una legge dell'unione o dello stato obbliga thesmall a trattare i dati in modo diverso, thesmall lo dice prima allo studio, salvo che la legge lo vieti.

3. riservatezza delle persone

  1. thesmall autorizza al trattamento solo le persone che ne hanno bisogno, per iscritto, con un obbligo di riservatezza senza limite di tempo (art. 28.3.b gdpr; art. 2-quaterdecies del codice privacy).
  2. oggi la persona autorizzata è alessandro facchini, amministratore unico, designato per iscritto anche amministratore di sistema (garante, provvedimento del 27/11/2008). un sostituto tecnico per le emergenze viene autorizzato e designato allo stesso modo, e comunicato allo studio prima che inizi.
  3. thesmall tiene l'elenco aggiornato degli amministratori di sistema e lo dà allo studio su richiesta.
  4. le persone autorizzate non leggono i contenuti degli studi, salvo le concessioni dell'allegato e.

4. sicurezza

  1. thesmall adotta le misure tecniche e organizzative dell'allegato b (art. 32 gdpr), adeguate al rischio di un trattamento di dati economici e finanziari di terzi per più studi.
  2. thesmall può aggiornarle senza abbassare il livello di protezione, e le aggiorna quando cambiano i rischi o lo stato dell'arte.
  3. dati veri solo dopo le misure. thesmall non tratta dati veri dei clienti dello studio finché le misure dell'allegato b segnate «primo rilascio» non sono attive e provate, e non lo ha comunicato per iscritto allo studio.

5. sub-responsabili

  1. lo studio dà a thesmall l'autorizzazione generale a servirsi dei sub-responsabili dell'allegato c, pubblicato anche sul sito.
  2. preavviso di 30 giorni. prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile, thesmall lo comunica per email a tutti i titolari dello studio e aggiorna la pagina, almeno 30 giorni prima, con nome, servizio, dati, sede e garanzie. se un sub-responsabile cambia i propri fornitori con un preavviso più breve, thesmall lo comunica appena lo sa, al più tardi entro 5 giorni lavorativi.
  3. opposizione. lo studio può opporsi per iscritto entro quei 30 giorni, con motivi legati alla protezione dei dati. le parti cercano una soluzione (per esempio tenere lo studio fuori da quel servizio). se non la trovano, lo studio può recedere senza penali, con rimborso della parte già pagata e non goduta.
  4. urgenza. se un sub-responsabile va sostituito subito per sicurezza o perché smette di funzionare, thesmall può farlo prima dei 30 giorni; lo comunica subito con il motivo, e il diritto di opposizione resta.
  5. thesmall impone a ogni sub-responsabile, per contratto, obblighi di protezione dei dati non meno rigorosi di questi (art. 28.4 gdpr) e ne risponde verso lo studio come di sé stessa.
  6. su richiesta, thesmall dà allo studio l'identità completa di tutta la catena (nome, indirizzo, contatto) e le parti pertinenti dei contratti con i sub-responsabili.
  7. i fornitori che non toccano i dati dello studio (sito, statistiche del sito, deposito del codice) non sono sub-responsabili. la pagina dei sub-responsabili li elenca a parte.

6. trasferimenti fuori dall'unione europea

  1. thesmall non trasferisce i dati fuori dallo spazio economico europeo, salvo verso i sub-responsabili dell'allegato c con sede o dati fuori ue, e solo con una garanzia del capo v gdpr: decisione di adeguatezza (compreso il data privacy framework ue-usa per chi vi aderisce) e, comunque, clausole contrattuali tipo della commissione, con una valutazione scritta del trasferimento che thesmall dà allo studio su richiesta.
  2. oggi l'unico trasferimento riguarda il fornitore delle mail di servizio: indirizzi email, codici di accesso e avvisi senza contenuti contabili.

7. diritti degli interessati

  1. se un interessato scrive a thesmall per dati trattati per conto dello studio, thesmall inoltra la richiesta allo studio entro 5 giorni lavorativi e non risponde nel merito senza istruzioni.
  2. tuttotorna dà allo studio gli strumenti per rispondere: esportazione dei dati di un cliente, correzione, cancellazione, chiusura degli accessi. per il resto thesmall aiuta lo studio con misure adeguate (art. 28.3.e gdpr).

8. assistenza su violazioni e valutazioni d'impatto

  1. violazioni: allegato f. in breve: avviso allo studio entro 24 ore.
  2. valutazione d'impatto: thesmall dà allo studio un modello di valutazione d'impatto (art. 35) compilato per la parte di tuttotorna, risponde alle sue domande e lo aiuta nell'eventuale consultazione preventiva (art. 36).
  3. thesmall tiene il registro dei trattamenti svolti per conto degli studi (art. 30.2).

9. conoscenza anonima e telemetria

  1. thesmall non usa i dati dello studio per fini propri. non addestra modelli di intelligenza artificiale con i dati dello studio e non li comunica a terzi, salvo i sub-responsabili.
  2. se lo studio aderisce nel modulo d'ordine, lo istruisce a ricavare, dentro l'ambiente dello studio, solo la conoscenza anonima dell'allegato d, alle condizioni lì scritte. l'adesione è facoltativa, non cambia il prezzo e si revoca in ogni momento, con effetto dal trimestre successivo.
  3. la telemetria tecnica senza contenuti è descritta nell'allegato d (d3). lo studio può spegnerla.

10. accesso di thesmall ai contenuti

thesmall entra nei contenuti dello studio solo con le concessioni dell'allegato e: assistenza, aperta dallo studio; emergenza, nei soli casi dell'allegato e, aperta da thesmall con motivo, a tempo, in sola lettura, registrata e notificata subito. lo studio, firmando, dà questa istruzione.

11. richieste delle autorità

  1. se un'autorità chiede a thesmall dati dello studio, thesmall la indirizza allo studio, che ne è titolare e custode del segreto professionale.
  2. se thesmall è obbligata a rispondere, avvisa prima lo studio, salvo che la legge lo vieti; consegna solo il minimo richiesto; contesta le richieste che ritiene illegittime o eccessive.
  3. thesmall non crea accessi nascosti ai dati per nessuno.
  4. lo stesso impegno, per i dati in loro custodia, è nei contratti con i sub-responsabili, nei limiti delle loro condizioni.

12. verifiche

  1. ogni anno thesmall manda allo studio un rapporto: misure in funzione, esito delle prove di ripristino, esito della revisione indipendente del codice e del test di intrusione, incidenti dell'anno, sub-responsabili cambiati.
  2. lo studio, o un revisore vincolato alla riservatezza e non concorrente di thesmall, può chiedere una verifica in più, con 30 giorni di preavviso, al massimo una volta l'anno, salvo dopo una violazione. si parte dai documenti; un'ispezione si concorda in modo da non esporre i dati di altri studi. i costi sono dello studio, salvo che emerga una violazione grave di questo accordo.
  3. thesmall mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 (art. 28.3.h).

13. fine del trattamento

alla fine del contratto lo studio sceglie se ricevere i dati e poi farli cancellare, o farli cancellare subito. tempi e modi nell'allegato g. dopo la cancellazione thesmall non conserva copie, salvo ciò che la legge impone e ciò che l'allegato g elenca.

14. responsabilità

ciascuna parte risponde dei danni causati dalla propria violazione del gdpr o di questo accordo (art. 82). tra le parti valgono i limiti delle condizioni di servizio (§17), con le eccezioni lì previste.

15. legge e foro

legge italiana; foro esclusivo di milano, salvo norme inderogabili.


per lo studio, [da completare] · per thesmallmediacompany s.r.l., l'amministratore unico alessandro facchini



allegato a · descrizione del trattamento

voce contenuto
natura conservazione cifrata; lettura automatica di estratti conto, fatture, scontrini e altri documenti; abbinamento aritmetico di movimenti e documenti; verifica dei saldi e controlli; segnalazione delle anomalie; spiegazioni e risposte con intelligenza artificiale su dati minimizzati; trascrizione della voce, sul server di thesmall; comunicazioni tra lo studio e i clienti (richieste, messaggi, avvisi); memoria dei clienti e quaderno dello studio; esportazione; cancellazione
finalità fornire tuttotorna allo studio per la tenuta della contabilità dei suoi clienti e la raccolta dei documenti
interessati clienti dello studio che sono persone fisiche (ditte individuali, professionisti, forfettari); legali rappresentanti, soci, dipendenti e collaboratori dei clienti; controparti che compaiono nei documenti e nei movimenti; utenti dello studio e dei clienti
dati identificativi e di contatto; fiscali (partita iva, codice fiscale); economici e finanziari (movimenti bancari e di carta, iban, importi, causali, fatture, scontrini, f24, note di pagamento); contenuti di richieste, messaggi, domande e trascrizioni; memoria e quaderno; registro delle azioni; token del gestionale collegato
categorie particolari e dati giudiziari non previsti. possono comparire per caso nelle causali e nei documenti (un pagamento a una struttura sanitaria, una quota associativa). tuttotorna non li cerca, non li classifica e non li usa per altro
frequenza continua, per la durata del contratto
dove allegato c
quanto allegato g

allegato b · misure tecniche e organizzative

le misure segnate «primo rilascio» sono condizione per trattare dati veri (art. 4.3). le altre hanno la scadenza scritta accanto. il dettaglio tecnico e le prove sono nel documento interno dei controlli di thesmall, consultabile dallo studio su richiesta.

b1. separazione tra gli studi (primo rilascio)

  • ogni studio ha un database proprio, cifrato con una chiave propria, e un'area propria per i file. nessuna tabella contiene dati di due studi.
  • lo studio e il cliente si ricavano solo dalla sessione, mai da ciò che arriva nella richiesta.
  • ciò che un utente non può vedere risponde come se non esistesse.
  • una prova automatica con due studi verifica, per ogni funzione e ogni ruolo, che uno studio non veda i dati dell'altro; senza esito positivo non si rilascia.

b2. cifratura e chiavi (primo rilascio)

  • in transito: tls 1.2 o 1.3, hsts.
  • a riposo: database dello studio cifrato pagina per pagina; file cifrati uno per uno con cifratura autenticata, legati allo studio, al cliente e al percorso.
  • una chiave dati per studio, avvolta da una chiave dedicata nel servizio di gestione delle chiavi di aws a milano, non esportabile, con ogni uso registrato; e, per il disastro, da una chiave di ripristino offline divisa in tre parti, di cui ne servono due.
  • la chiave in chiaro vive solo nella memoria del programma, al massimo 15 minuti dall'ultimo uso.

b3. accesso e identità (primo rilascio, salvo dove indicato)

  • niente password. utenti dello studio: codice via email più app di autenticazione, obbligatoria per tutti; passkey quando disponibili. clienti: codice via email, secondo fattore facoltativo. thesmall: secondo fattore obbligatorio, chiave hardware per l'accesso amministrativo.
  • codici via email a 6 cifre, 10 minuti, uso singolo, 5 tentativi, legati al browser che li ha chiesti; stessa risposta che l'indirizzo esista o no; rallentamento progressivo dopo gli errori.
  • sessioni lato server con scadenza per inattività e assoluta; cookie sicuri; rotazione all'accesso e a ogni cambio di ruolo; revoca immediata quando un utente viene tolto.
  • conferma d'identità recente per esportazioni, download, cancellazioni, inviti e ruoli, concessioni di assistenza.
  • ruoli con permessi minimi, provati uno per uno; l'operatore si può limitare ad alcuni clienti (entro 90 giorni dal primo studio con dati veri).
  • avvisi di accesso da un dispositivo o un paese nuovo (entro 90 giorni dal primo studio con dati veri).

b4. registro (primo rilascio)

  • registro delle azioni in sola aggiunta, con catena di impronte e firma giornaliera custodita in uno spazio non modificabile.
  • vi entrano accessi, inviti, ruoli, caricamenti, elaborazioni, decisioni, esportazioni, accessi di thesmall. il titolare dello studio lo legge e lo esporta.

b5. caricamento e lettura dei file (primo rilascio)

  • tipo vero controllato dal contenuto; limiti di dimensione contati sui byte reali; archivi zip, xml e pdf trattati contro i file malevoli; pdf con contenuti attivi rifiutati.
  • i lettori dei file girano in un processo separato, senza rete, con limiti di tempo e di risorse. nessun file in chiaro sul disco.
  • antivirus sui caricamenti entro 90 giorni dal primo studio con dati veri.

b6. intelligenza artificiale (primo rilascio)

  • claude su aws bedrock in irlanda, solo con modelli che ammettono la conservazione zero, e conservazione zero imposta da una regola dell'account; se la conservazione non risulta zero, l'intelligenza artificiale si spegne da sola e tuttotorna usa le regole.
  • al modello va un elenco chiuso di campi, anche per ciò che restituiscono gli strumenti di sola lettura dell'assistente; iban, codici fiscali, partite iva, carte, email e telefoni sono mascherati; il nome del cliente diventa «il cliente».
  • ogni risposta si controlla prima di mostrarla: nessun numero che non fosse nei dati, nessun iban, link o email. se il controllo fallisce, si usa la spiegazione a regole.
  • nessun testo delle richieste o delle risposte nei log. budget di uso per studio e per utente.
  • ogni testo del modello ha un'etichetta visibile e un segno leggibile da un computer. le azioni proposte partono solo con la conferma di una persona.
  • lo studio può spegnere l'intelligenza artificiale per un singolo cliente.

b7. voce (quando si accende)

  • trascrizione e sintesi sul server di thesmall, senza fornitori esterni. l'audio si elabora in memoria e non si scrive mai su disco. la voce non serve a riconoscere chi parla e non analizza il tono. prima del microfono, la voce dice che è una macchina.

b8. rete e server (primo rilascio)

  • server in italia; dall'esterno solo https; accesso amministrativo non esposto, con chiave hardware; uscite verso internet solo verso i servizi necessari.
  • programmi in contenitori senza privilegi, in sola lettura; si installa solo l'immagine costruita dal sistema di integrazione; aggiornamenti di sicurezza ogni giorno.
  • intestazioni di sicurezza complete; nessuno script di terzi nell'app.
  • dominio dedicato all'app; posta del dominio con spf, dkim e dmarc in rifiuto.

b9. copie e ripristino (primo rilascio)

  • copia ogni 5 minuti in italia; copia oraria in germania, cifrata due volte e non cancellabile per 30 giorni; terza copia scaricata ogni notte su un archivio di thesmall non raggiungibile da internet e senza chiavi.
  • prova di ripristino automatica ogni settimana, completa ogni mese; controllo di integrità di ogni database ogni giorno.
  • i file del fascicolo non entrano nelle copie, per mantenere la cancellazione a 48 ore.
  • impegno verso lo studio: rpo 1 ora, rto 24 ore.

b10. conservazione e cancellazione (primo rilascio)

  • tempi dell'allegato g applicati da un lavoro automatico ogni ora.
  • cancellazione dello studio con distruzione della chiave (allegato g).
  • dopo la consegna, negli iban delle controparti conservati restano solo le ultime 4 cifre (entro 90 giorni dal primo studio con dati veri).
  • mail senza contenuti contabili: né nomi di clienti né cifre.

b11. sviluppo e fornitori

  • dipendenze bloccate con impronta, attese 7 giorni prima di entrare, controllate ogni settimana; nessun segreto nel codice; segreti da file, ruotati.
  • chi scrive il codice, persone o strumenti di intelligenza artificiale, lavora solo con dati di fantasia e senza accesso alla produzione.
  • l'ambiente di prova non contiene mai dati veri.
  • revisione indipendente del codice prima del primo studio con dati veri, poi ogni anno; test di intrusione esterno entro 90 giorni dal primo studio con dati veri.

b12. sorveglianza e risposta

  • una sentinella controlla ogni ora separazione tra studi, certificati, intestazioni, chiavi, copie, dipendenze e segnali dal registro, con una sonda esterna; avvisa thesmall alla seconda prova fallita.
  • procedura scritta per incidenti e disastro, con prova a tavolino ogni anno.
  • indirizzo per le segnalazioni di sicurezza presidiato e pubblicato (security.txt).

b13. organizzazione (primo rilascio)

  • designazione scritta dell'amministratore di sistema, accessi amministrativi registrati in modo non modificabile e conservati 13 mesi, verifica annuale.
  • riservatezza scritta per chiunque lavori su tuttotorna; formazione sulla protezione dei dati e sull'intelligenza artificiale, registrata.
  • un sostituto tecnico per le emergenze, con contratto e riservatezza, senza parti della chiave di ripristino [da completare: da individuare].
  • polizza di responsabilità civile e cyber (condizioni, §18).

allegato c · sub-responsabili

l'elenco aggiornato è in sub-responsabili, pubblicato sul sito. alla firma:

fornitore servizio dati sede dei dati sede legale garanzie
aruba s.p.a. server, database, area dei file, copia ogni 5 minuti tutti i dati dello studio, cifrati italia ([da verificare: arezzo o ponte san pietro]) italia dpa del fornitore; iso/iec 27001, 27017, 27018; qualificazione acn
amazon web services emea sarl gestione delle chiavi (kms) chiavi avvolte; nessun dato in chiaro italia (milano) lussemburgo; capogruppo usa dpa aws con clausole tipo; capogruppo aderente al dpf
amazon web services emea sarl intelligenza artificiale (claude su bedrock) campi minimi mascherati, senza conservazione irlanda lussemburgo; capogruppo usa come sopra; conservazione zero imposta da una regola dell'account; anthropic non riceve le richieste
hetzner online gmbh copia oraria non cancellabile per 30 giorni database cifrati due volte germania germania contratto art. 28; iso/iec 27001
plus five five, inc. (resend) mail di accesso e avvisi indirizzi email, codici, avvisi senza contenuti; log 30 giorni usa usa dpa con clausole tipo; adesione al dpf; soc 2 type ii

la terza copia sta su un archivio di thesmall in italia, solo cifrata e senza chiavi: non è un sub-responsabile.

allegato d · conoscenza anonima e telemetria

d1. cosa può salire a thesmall, e solo questo (se lo studio aderisce)

conoscenza come nasce condizione
impronte dei formati bancari dalla struttura del file: nomi delle colonne, separatori, formati di date e importi. mai i valori revisione di una persona di thesmall prima dell'uso
esercenti e categoria testo del pagamento normalizzato, categoria, «c'è lo scontrino» o «non documentata», confermati dallo studio solo società, mai nomi di persona; stessa associazione in almeno 5 clienti di almeno 3 studi
fornitori che non emettono fattura elettronica ragione sociale di società e l'indicazione stessa soglia; mai ditte individuali
tipi di segnalazione conteggi per tipo e per modo di chiusura, per trimestre aggregati su almeno 3 studi
domande frequenti categoria della domanda, calcolata dentro lo studio con un elenco fisso solo il conteggio, mai il testo
qualità delle spiegazioni giudizio positivo o negativo e tipo di segnalazione solo il conteggio

d2. come funziona

  • il conteggio per cliente si fa dentro l'ambiente dello studio. dallo studio esce solo l'aggregato dello studio (per esempio: esercente, categoria, numero di clienti), mai un identificativo, anche pseudonimo, dei clienti. la soglia tra studi si calcola sugli aggregati.
  • ciò che uscirebbe si vede in tuttotorna, in un elenco che lo studio può leggere. esce solo ciò che supera la soglia e la revisione.
  • ogni trimestre lo studio riceve il rapporto «cosa abbiamo imparato da voi», con l'elenco esatto.
  • thesmall usa la conoscenza anonima solo per migliorare tuttotorna per tutti gli studi. una volta anonima e aggregata non si può togliere, perché non riconduce più a nessuno.
  • thesmall rifà ogni anno la valutazione scritta di anonimità (individuazione, collegabilità, deduzione) e la dà allo studio.
  • l'adesione non dà sconti né altri vantaggi. lo studio può uscire in ogni momento: smette di contribuire dal trimestre successivo e continua a ricevere la conoscenza comune.
  • se per un cliente lo studio è responsabile (allegato h), lo studio aderisce per quel cliente solo se il cliente lo ha autorizzato.

d3. telemetria tecnica

  • eventi senza contenuti: tipo di evento, durata, esito, codice d'errore, versione, ruolo di chi agisce (non chi), famiglia del browser; lo studio è indicato con un codice pseudonimo che cambia ogni anno.
  • non contiene mai nomi, email, iban, codici fiscali, partite iva, importi, date dei movimenti, testi liberi né identificativi dei clienti.
  • thesmall la tratta come titolare, per il legittimo interesse a far funzionare, proteggere e migliorare il servizio, con una valutazione scritta. resta 13 mesi, poi solo aggregati. lo studio può spegnerla.

allegato e · accesso di assistenza e d'emergenza

e1. regola generale. thesmall non legge i contenuti dello studio. la regia vede metadati e numeri aggregati. thesmall non chiede mai a voce, per telefono o per messaggio di aprire un'assistenza né un codice.

e2. assistenza (la strada normale)

  • la apre un titolare dello studio dal suo pannello: sceglie quali clienti e per quanto tempo, al massimo 8 ore. la chiude quando vuole.
  • thesmall entra con il secondo fattore, solo dentro la concessione, in sola lettura.
  • tutto ciò che thesmall vede resta nel registro dello studio.

e3. emergenza (l'eccezione)

  • solo in tre casi: (1) un incidente di sicurezza in corso che può riguardare i dati dello studio; (2) un guasto che mette a rischio l'integrità o la disponibilità dei dati dello studio; (3) un obbligo di legge o un ordine di un'autorità, con l'avviso dell'art. 11.
  • la apre thesmall con un motivo scritto (almeno 20 caratteri), un riferimento all'incidente e una conferma d'identità.
  • dura al massimo 2 ore; al massimo 3 al giorno su tutta la piattaforma; sola lettura.
  • tutti i titolari dello studio ricevono subito una mail; l'accesso e il motivo compaiono nel registro dello studio.
  • alla chiusura thesmall scrive cosa ha guardato e cosa ha fatto; lo studio riceve la nota. una concessione senza nota resta aperta come anomalia.
  • un titolare può chiudere in ogni momento ogni accesso di thesmall con «chiudi l'accesso adesso».

e4. amministrazione del server. chi amministra il server ha, per come funzionano i computer, la possibilità tecnica di leggere la memoria del programma mentre gira. per questo l'accesso al server è riservato a manutenzione e incidenti, mai alla lettura dei dati; avviene con chiave hardware; ogni comando è registrato in modo non modificabile e conservato 13 mesi; la verifica è annuale.

allegato f · violazioni dei dati personali

  1. entro 24 ore da quando ha ragionevole certezza di una violazione che riguarda i dati dello studio, thesmall avvisa tutti i titolari dello studio per email e per telefono.
  2. l'avviso dice, per quanto noto (art. 33.3): cosa è successo e quando; quali categorie e quanti interessati e dati, anche in modo approssimato; le conseguenze probabili; cosa thesmall ha fatto e propone di fare; chi contattare. ciò che non si sa ancora si comunica appena si sa.
  3. le 72 ore dello studio per la notifica al garante (art. 33) decorrono da questo avviso. se lo studio è responsabile per un cliente (allegato h), avvisa quel cliente senza ritardo, di norma entro 24 ore dal nostro avviso.
  4. se tra i dati ci sono fornitori, importi e iban, l'avviso consiglia di avvertire le aziende del rischio di richieste false di cambio iban.
  5. thesmall non notifica al garante né agli interessati al posto dello studio, salvo istruzione scritta. fornisce ciò che serve per le notifiche (artt. 33 e 34).
  6. thesmall conserva le prove, chiude la falla, ruota le credenziali e, a incidente chiuso, manda allo studio un rapporto scritto. tiene il registro delle violazioni, anche di quelle non notificate.

allegato g · conservazione, cancellazione e restituzione

g1. durante il contratto

dato conservazione poi
file del fascicolo e della consegna 48 ore dopo la consegna (lo studio sceglie da 24 ore a 30 giorni); se il trimestre non si consegna, 90 giorni dall'ultimo caricamento, con avviso a 75 cancellati, con avviso prima; mai nelle copie
risultato completo 24 mesi (lo studio sceglie da 12 a 60) resta la sintesi: saldi verificati, controlli, conteggi
memoria del cliente finché il cliente è attivo esportata e cancellata con il cliente
richieste e messaggi tra studio e cliente finché il cliente è attivo nello studio cancellati con il cliente
conversazioni con l'assistente e trascrizioni della voce 90 giorni cancellate
audio della voce nessuna conservazione —
quaderno dello studio finché lo studio lo tiene cancellato con lo studio
account revocati 30 giorni dalla revoca cancellati; nel registro resta un riferimento
richieste d'accesso dalla pagina dello studio non approvate 90 giorni cancellate
registro dello studio durata del contratto esportato e cancellato con lo studio
sessioni scadenza più 7 giorni cancellate
copie di sicurezza copia ogni 5 minuti: 72 ore, poi 7 giornaliere; copia oraria: 48 orarie e 30 giornaliere, non cancellabili per 30 giorni; terza copia: 35 giorni sovrascritte
richieste all'intelligenza artificiale nessuna conservazione —

g2. cancellazione di un cliente. cestino di 30 giorni, ripristinabile dallo studio, poi cancellazione di righe e file. le copie che lo contengono scadono entro 30 giorni nella copia oraria ed entro 70 nella terza copia. i file residui del cliente diventano illeggibili subito, perché la loro chiave dipende da un elemento del cliente che si cancella.

g3. fine del contratto

giorno cosa succede
0 il contratto finisce o il titolare chiede la chiusura. esportazione completa scaricabile per 30 giorni; accessi in sola lettura; nessuna nuova elaborazione
30 cancellazione del database e dei file dello studio dal server e dalla prima copia; chiave dello studio in cancellazione programmata
37 chiave distrutta: ogni copia rimasta è illeggibile, salvo la cerimonia della chiave di ripristino a due persone
60 escono dalla copia oraria gli ultimi backup con la chiave avvolta per il disastro
100 al massimo escono dalla terza copia: non esiste più nessuna copia. attestazione di cancellazione allo studio, con gli identificativi delle chiavi distrutte

lo studio può chiedere la cancellazione immediata: allora il giorno 30 diventa il giorno 0.

g4. esportazione. in ogni momento, dal pannello del titolare: dati dei clienti e risultati in json e xls, quaderno in markdown, registro con la verifica della sua integrità. con conferma d'identità recente. senza costi.

g5. cosa resta a thesmall dopo la cancellazione: i dati di contratto e fatture, per i tempi di legge; il registro di piattaforma, 13 mesi, senza contenuti; la conoscenza anonima dell'allegato d.

g6. tuttotorna non è un archivio. prepara, non conserva. le scritture contabili e i documenti originali si conservano fuori da tuttotorna, a cura dello studio e dei clienti, per i tempi di legge: almeno 10 anni (art. 2220 c.c.) e comunque fino alla definizione degli accertamenti (art. 22 d.p.r. 600/1973). tuttotorna non è un sistema di conservazione digitale a norma.

allegato h · se lo studio è responsabile per un cliente

vale per i clienti che lo studio indica nel modulo d'ordine, o in seguito per iscritto.

  1. per quei clienti il cliente è titolare, lo studio è responsabile, thesmall è sub-responsabile (art. 28.2 e 28.4 gdpr), i fornitori dell'allegato c sono sub-responsabili di thesmall.
  2. lo studio garantisce di avere dal cliente l'autorizzazione scritta, anche generale, a servirsi di thesmall e dei suoi sub-responsabili, raccolta con firma o con un'accettazione esplicita e tracciata; mai con il silenzio. thesmall fornisce il testo (lettera-incarico-clausole.md, clausola 4).
  3. lo studio garantisce che le sue istruzioni a thesmall sono conformi a quelle del cliente.
  4. lo studio gira al cliente gli avvisi di thesmall sui sub-responsabili, entro 5 giorni lavorativi, e le eventuali opposizioni del cliente a thesmall. un'opposizione del cliente vale come opposizione dello studio (art. 5.3).
  5. le violazioni seguono l'allegato f, punto 3.
  6. la conoscenza anonima per quel cliente segue l'allegato d, d2, ultimo punto.
  7. alla fine dell'incarico tra lo studio e quel cliente, lo studio decide se esportare e poi cancellare il cliente in tuttotorna (allegato g, g2).