bozza in revisione legale. questo testo non è ancora in vigore: lo diventa quando lo avrà rivisto un legale. versione del 01/11/2026.
informativa privacy di tuttotorna
scritto da claude, un modello di intelligenza artificiale: non è un avvocato e questo non è un parere legale. il testo non vale finché un professionista non l'ha rivisto (vedi le note per il legale).
tuttotorna tratta due tipi di dati, con due ruoli diversi. questa informativa li tiene separati.
- parte a · i dati che trattiamo per noi. chi visita il sito, chi ci scrive o chiede una demo, chi parla con la voce del sito, i dati di accesso e di sicurezza di chi entra in tuttotorna, la telemetria tecnica, i contratti con gli studi. qui thesmall è titolare del trattamento.
- parte b · i dati che trattiamo per gli studi. documenti, movimenti, conti e messaggi delle aziende che uno studio segue con tuttotorna. qui decide lo studio: thesmall li tratta per suo conto, come responsabile (art. 28 gdpr).
«noi» è thesmall. «lo studio» è lo studio commercialista che usa tuttotorna.
chi siamo
thesmallmediacompany s.r.l. a socio unico, via martiri oscuri 16, 20125 milano, p. iva 13876460968, pec [da completare: pec della società].
per la privacy: privacy@tuttotorna.com. non abbiamo un responsabile della protezione dei dati: per l'attività che svolgiamo la legge non lo richiede (art. 37 gdpr).
parte a · i dati che trattiamo per noi
a1. cosa trattiamo, perché e per quanto
| quando | quali dati | perché | base giuridica | quanto li teniamo |
|---|---|---|---|---|
| visitate il sito | indirizzo ip e browser, solo nella richiesta; pagina vista | far funzionare il sito; contare le visite in forma aggregata | legittimo interesse (art. 6.1.f) | registri del fornitore del sito: [da verificare: tempi dei log di netlify]. le statistiche (plausible) non salvano l'ip e tengono solo conteggi |
| ci scrivete o chiedete una demo (modulo o email) | nome, studio, email, telefono se lo date, il vostro messaggio | rispondervi e organizzare la demo | la vostra richiesta (art. 6.1.b) | 12 mesi dall'ultimo contatto, se non nasce un contratto. dai moduli del sito li spostiamo nei nostri sistemi e li cancelliamo dal fornitore del sito entro 30 giorni |
| chiedete di ricevere aggiornamenti (casella facoltativa) | nome, email | mandarvi notizie su tuttotorna | consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni mail | finché non lo revocate |
| parlate con la voce del sito (se accesa) | il testo della conversazione; l'audio no; lingua, durata | rispondervi | la vostra richiesta (art. 6.1.b) | [da verificare: zero se la modalità senza conservazione è attiva sul nostro piano, altrimenti al massimo 30 giorni], poi si cancella. la voce non vi chiede contatti: per la demo vi manda al modulo |
| entrate in tuttotorna (dati di accesso) | email, ruolo, studio e cliente di appartenenza; secondo fattore (segreto dell'app di autenticazione cifrato, chiave pubblica della passkey, codici di recupero solo come impronta) | farvi entrare e tenere fuori chi non deve | legittimo interesse nostro e dello studio a un accesso sicuro (art. 6.1.f) e obbligo di sicurezza (art. 32) | finché avete un accesso attivo, poi 30 giorni. i codici via email valgono 10 minuti e si cancellano entro 24 ore |
| sessioni e registri di sicurezza | impronta dell'id di sessione, indirizzo ip, browser, orari; accessi riusciti e falliti, fattori aggiunti e tolti, accessi di thesmall | proteggere gli account e il servizio, scoprire e ricostruire gli incidenti | legittimo interesse (art. 6.1.f) e obbligo di sicurezza (art. 32) | sessioni: scadenza più 7 giorni. registri http: 30 giorni, senza contenuti. registro di piattaforma ed eventi di sicurezza: 13 mesi, poi solo conteggi |
| mail di servizio | indirizzo email; un codice di accesso o un avviso senza contenuti | farvi entrare e avvisarvi | come per i dati di accesso | presso il fornitore di posta: 30 giorni |
| telemetria tecnica | tipo di evento, durata, esito, codice d'errore, versione, ruolo di chi agisce (non chi), studio con un codice pseudonimo, famiglia del browser | sapere cosa si rompe e dove si perde tempo | legittimo interesse (art. 6.1.f), con valutazione scritta | 13 mesi, poi solo aggregati. lo studio può spegnerla |
| contratto e fatture con gli studi | nome e contatti di chi firma e di chi riceve le fatture; dati di fatturazione | gestire il contratto, fatturare, rispettare gli obblighi fiscali | contratto (art. 6.1.b) e obbligo di legge (art. 6.1.c) | 10 anni (art. 2220 c.c.) |
la telemetria non contiene mai nomi, email, iban, codici fiscali, partite iva, importi, testi liberi né identificativi dei clienti degli studi.
quando rispondete a un modulo non vi chiediamo un consenso: ci servono i dati per rispondervi. la casella per ricevere aggiornamenti è separata, non è spuntata e potete non spuntarla.
a2. chi ci aiuta
| fornitore | per cosa | dove sono i dati | garanzie |
|---|---|---|---|
| netlify, inc. | sito e vetrina (solo dati di fantasia); moduli del sito | usa | dpa; data privacy framework |
| automattic inc. (akismet), tramite netlify | controllo antispam di ogni invio dei moduli | usa | [da verificare: garanzie di automattic come sub-responsabile di netlify] |
| plausible insights oü | statistiche del sito, senza cookie | unione europea | dpa; nessun dato personale conservato |
| eleven labs inc. | voce del sito, se accesa | usa | dpa con clausole contrattuali tipo e data privacy framework; uso dei dati per l'addestramento disattivato |
| aruba s.p.a. | server di tuttotorna, dove stanno i dati di accesso e i registri | italia | dpa; iso/iec 27001, 27017, 27018 |
| hetzner online gmbh | copie di sicurezza cifrate | germania | contratto art. 28; iso/iec 27001 |
| amazon web services emea sarl | chiavi di cifratura (milano) | unione europea | dpa aws |
| plus five five, inc. (resend) | mail di accesso e avvisi | usa | dpa con clausole contrattuali tipo; data privacy framework |
| [da verificare: google workspace, entità e contratto] | caselle di posta di thesmall, dove arrivano le vostre mail | [da verificare] | [da verificare] |
| [da verificare: fattureincloud, entità del gruppo teamsystem] | fatture agli studi | italia | dpa del fornitore |
la nostra commercialista riceve i dati di fatturazione come titolare autonomo, per i suoi adempimenti.
a3. fuori dall'unione europea
alcuni fornitori hanno sede o dati negli stati uniti: netlify e akismet (sito e moduli), eleven labs (voce del sito, se accesa), resend (mail). per loro valgono la decisione di adeguatezza sul data privacy framework ue-usa, per chi vi aderisce, e comunque le clausole contrattuali tipo della commissione europea (art. 46 gdpr). abbiamo valutato per iscritto ciascun trasferimento. a resend arrivano solo l'indirizzo email e mail senza contenuti contabili. potete chiederci copia delle garanzie a privacy@tuttotorna.com.
a4. i vostri diritti
potete chiederci di accedere ai vostri dati, correggerli, cancellarli, limitarne l'uso, averli in un formato leggibile da un computer, e opporvi ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15–21 gdpr). potete revocare il consenso agli aggiornamenti in ogni momento. scrivete a privacy@tuttotorna.com: rispondiamo entro un mese. potete anche fare reclamo al garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
nessuna decisione che vi riguarda viene presa solo in modo automatico (art. 22 gdpr).
a5. altre cose da sapere
- i dati di accesso servono per entrare: senza, tuttotorna non si può usare. il resto (telefono, messaggi, voce) è facoltativo.
- tuttotorna e il suo sito non sono pensati per chi ha meno di 18 anni.
- i cookie sono descritti in cookie.
parte b · i dati che trattiamo per gli studi
questa parte è per le aziende e le persone che uno studio segue con tuttotorna, e per chi compare nei loro documenti (fornitori, clienti, dipendenti).
b1. chi decide
decide lo studio. di regola lo studio è titolare dei dati che tratta per il vostro incarico; se la vostra azienda lo ha nominato responsabile, titolare siete voi. lo studio vi dà la propria informativa e quella sull'uso dell'intelligenza artificiale. thesmall tratta i dati solo per conto dello studio e secondo le sue istruzioni, con un accordo scritto (art. 28 gdpr).
a chi rivolgervi: allo studio, per tutto. se scrivete a noi, inoltriamo la richiesta allo studio entro 5 giorni lavorativi e vi diciamo che l'abbiamo fatto. non rispondiamo nel merito al posto dello studio.
b2. quali dati
- anagrafica dei clienti dello studio: ragione sociale o nome, partita iva, codice fiscale, banca, gestionale usato;
- movimenti bancari e di carta, fatture, scontrini, f24 e altri documenti caricati dallo studio o da voi. contengono anche dati di altre persone: controparti, beneficiari, dipendenti;
- ciò che tuttotorna ne ricava per lo studio: prime note, segnalazioni, spiegazioni, memoria del cliente, voci del quaderno dello studio;
- richieste, risposte e messaggi tra voi e lo studio; le domande che fate a «chiedi a vera», scritte o a voce;
- il registro di chi ha fatto cosa nello studio;
- se lo studio collega il gestionale, il token di accesso, cifrato.
tuttotorna non cerca e non classifica dati sanitari, politici, religiosi o giudiziari. possono però comparire per caso nelle descrizioni dei movimenti (per esempio il pagamento a una struttura sanitaria): restano nei documenti come sono, e nessuno li usa per altro.
b3. perché
solo per ciò che lo studio fa con tuttotorna: preparare la contabilità, trovare cosa va verificato, chiedervi e raccogliere i documenti, tenere la memoria e i messaggi. non usiamo questi dati per scopi nostri, non li vendiamo, non addestriamo modelli di intelligenza artificiale.
dallo studio a thesmall salgono solo:
- la telemetria tecnica senza contenuti (parte a);
- se lo studio aderisce, una conoscenza anonima a elenco chiuso: come sono fatti i file delle banche (mai i valori), quali esercenti sono di quale categoria (solo società, solo se confermato in almeno 5 clienti di almeno 3 studi), conteggi dei tipi di segnalazione. il conteggio per cliente si fa dentro lo studio: a noi non arriva nessun identificativo dei clienti. lo studio riceve ogni trimestre l'elenco esatto e può uscire.
b4. dove
| cosa | dove | chi |
|---|---|---|
| server, database dello studio, file del fascicolo, voce | italia ([da verificare: arezzo o ponte san pietro]) | aruba s.p.a. |
| copia ogni 5 minuti, cifrata | italia | aruba s.p.a. |
| copia oraria, cifrata due volte e bloccata per 30 giorni | germania | hetzner online gmbh |
| terza copia, solo cifrata, senza chiavi | italia | thesmall |
| chiavi di cifratura dello studio | italia (milano) | amazon web services emea sarl |
| intelligenza artificiale (claude), senza conservazione | irlanda | amazon web services emea sarl |
| mail di accesso e avvisi | usa | plus five five, inc. (resend) |
all'intelligenza artificiale arrivano solo i dati necessari alla domanda, con iban, codici fiscali, partite iva e numeri di carta mascherati, e il nome del cliente sostituito da «il cliente». la richiesta non viene conservata. se lo chiedete allo studio, lo studio può spegnere l'intelligenza artificiale per la vostra azienda.
la voce, se lo studio la accende, trascrive e risponde sul nostro server in italia. l'audio non viene registrato né mandato a nessuno.
le mail dicono solo chi scrive e quante cose ci sono («lo studio vi chiede due documenti»): niente importi, nomi di fornitori, date di movimenti o nomi di file. il dettaglio si vede solo dentro tuttotorna.
l'elenco completo dei fornitori è in sub-responsabili, pubblicato sul sito.
b5. quanto restano
| dato | quanto resta in tuttotorna | poi |
|---|---|---|
| file del fascicolo e della consegna | fino a 48 ore dopo la consegna; se il trimestre non si consegna, 90 giorni dall'ultimo caricamento (con avviso a 75). lo studio sceglie da 24 ore a 30 giorni | cancellati; non entrano mai nelle copie di sicurezza |
| risultato completo dell'elaborazione | 24 mesi (lo studio sceglie da 12 a 60) | resta una sintesi: saldi verificati, controlli, conteggi |
| memoria del cliente | finché il cliente è attivo nello studio | esportata e cancellata con il cliente |
| richieste e messaggi | finché il cliente è attivo nello studio | cancellati con il cliente |
| domande a «chiedi a vera» e trascrizioni della voce | 90 giorni | cancellate |
| audio della voce | zero | — |
| richieste di accesso dalla pagina dello studio | 90 giorni, se lo studio non le approva | cancellate |
| richieste all'intelligenza artificiale | zero | — |
quando lo studio cancella un cliente: cestino di 30 giorni, poi cancellazione. le copie che lo contengono escono dalle copie di sicurezza entro altri 70 giorni.
quando lo studio lascia tuttotorna: 30 giorni per scaricare tutto, poi cancellazione. 7 giorni dopo la chiave dello studio è distrutta e ogni copia rimasta diventa illeggibile, anche per noi. entro 100 giorni dalla fine del contratto non resta nessuna copia.
le scritture contabili e i documenti originali vanno conservati per i tempi di legge (almeno 10 anni, art. 2220 c.c.): tuttotorna non li conserva per voi. li tengono lo studio e la vostra azienda.
b6. chi può vederli
- nello studio: il titolare vede tutto; gli operatori vedono i clienti che lo studio assegna loro.
- nella vostra azienda: il titolare vede la propria azienda; i collaboratori vedono ciò che serve a rispondere alle richieste, senza i messaggi del titolare.
- thesmall no. vede solo metadati e numeri aggregati. entra nei contenuti solo se lo studio apre una sessione di assistenza, oppure, in tre casi stretti (incidente di sicurezza, guasto grave, obbligo di legge), con un accesso d'emergenza: al massimo 2 ore, in sola lettura, con motivo scritto, registrato, e lo studio viene avvisato subito. chi amministra il server ha la possibilità tecnica di leggere la memoria del programma mentre gira: per questo entra sul server solo per manutenzione o incidenti, e ogni accesso è registrato in modo non modificabile.
b7. se qualcosa va storto
se un incidente riguarda i dati di uno studio, lo avvisiamo entro 24 ore da quando ne abbiamo ragionevole certezza. lo studio (o la vostra azienda, se è titolare) decide se notificarlo al garante, entro 72 ore, e se avvisarvi.
b8. i vostri diritti
avete gli stessi diritti della parte a. si esercitano verso lo studio, che è chi decide. noi lo aiutiamo: tuttotorna permette di esportare, correggere e cancellare i dati di un cliente.
ultimo aggiornamento: [da completare: data di pubblicazione].